De afgelopen maanden hebben bureau en leden in diverse werkgroepen samengewerkt om het jaarplan te realiseren. Die samenwerking is van wezenlijk belang, omdat we daarmee de verloskundige kennis uit de praktijk en de regio ten volle benutten én draagvlak creëren bij de leden voor het beleid van hun vereniging. We doen het samen, ieder vanuit zijn eigen expertise. Met de leden hebben we gesproken hoe we dit zo goed mogelijk kunnen doen en op de Algemene Ledenvergadering (ALV) hebben een aantal leden dit ook verwoord. We hebben hiernaar geluisterd en hebben afspraken op papier gezet van hoe we in werkgroepen, klankbordgroepen of commissies met elkaar samenwerken.
Planmatige aanpak
We merken dat leden graag in een werkgroep willen deelnemen, maar hun tijd is beperkt. Daar moeten we als bureau rekening mee houden door een en ander goed voor te bereiden. Het bureau maakt een plan van aanpak en geeft duidelijkheid over de verwachte tijdsinvestering, geeft ruim van tevoren vergaderdata op etc. Zo kan een lid er in de agenda tijdig rekening mee houden en in principe altijd aanwezig zijn. Het bureau bereidt de vergaderingen voor, zorgt voor goede werkvormen zodat elke bijeenkomst resultaat oplevert. Deze planmatige aanpak maakt dat de samenwerking effectief en efficiënt is, niet meer tijd kost dan noodzakelijk en het resultaat binnen de afgesproken tijd wordt bereikt.
Afspiegeling van ledenbestand
Bij de start van een werkgroep plaatst het bureau een oproep op de website, zodat elk lid de kans krijgt zich te melden. Het bureau stelt de werkgroepen samen om te bewaken dat de werkgroepen een afspiegeling zijn van ons ledenbestand. Dat vergroot het draagvlak voor het beleid en de betrokkenheid van een grotere groep leden. Een afspiegeling van de leden betekent een werkgroep van met name praktiserend verloskundigen (de overgrote meerderheid van onze leden), maar daarnaast ook diversiteit in bijvoorbeeld werksetting (wijk/ziekenhuis/in opleiding), geografische spreiding (regio/Randstad) etc. Voor sommige werkgroepen is specifieke expertise gewenst, bij de samenstelling van de werkgroep houdt het bureau daar rekening mee.
Omvang werkgroep
Onderzoek wijst uit dat een werkgroep van maximaal zes leden tot het beste resultaat leidt. Dat is ook de ervaring van bijvoorbeeld de werkgroep Integrale Geboortezorg en de werkgroep Corona. Werkgroepen bestaan idealiter uit 4-6 leden (minimaal drie) plus een medewerker van het bureau die het proces begeleidt. Om de betrokkenheid van onze leden nog verder te vergroten en een frisse blik te behouden zit een lid in principe in maximaal twee werkgroepen. Om diezelfde reden zit een lid in principe niet langer dan drie jaar in een werkgroep. Om de continuïteit te waarborgen maken werkgroepen met een meer permanent karakter een rooster van aftreden.
Vergoeding
Leden van werkgroepen krijgen een vergoeding van € 40 per uur. Reistijd wordt niet vergoed. Reiskosten zijn declarabel tegen € 0,19 per uur. Declaraties worden binnen 14 dagen betaald.
Vastleggen deelname
We leggen de deelname aan een werkgroep schriftelijk vast. Hiermee geven we wederzijds ons commitment af en liggen gemaakte afspraken vast. Denk hierbij aan verwachte tijdsbesteding en de vergoeding.
Evaluatie
Minimaal één keer per jaar nodigen we alle leden die zich actief inzetten voor hun vereniging uit om te evalueren en te kijken hoe de werkgroepen bijdragen aan bijvoorbeeld de missie en de visie van onze vereniging, het jaarplan en meerjarenplan. Om hen te bedanken voor hun inzet zorgen we ook voor een aantrekkelijk inhoudelijk programma.